La Morosidad es un problema común en todas las Instituciones Educativas, sobretodo en tiempos de Pandemia.

Muchos colegios fueron sorprendidos por esta situación sin contar con una herramienta que les permita, por un lado prevenir (organizarse) y por el otro realizar un detallado control y seguimiento de la Morosidad.

En esta nota vamos a presentarles AULICUM, una plataforma para la gestión y automatización de procesos de cobranza para Instituciones Educativas.

AULICUM permite que mediante la generación de los conceptos a cobrar, la comunicación y el pago online, la Institución logre disminuir la morosidad y acortar plazos desde la generación de la deuda hasta la cobranza.

¿Qué problemas comunes a las Instituciones resuelve AULICUM?

AULICUM fue pensado para resolver las problemáticas, vinculadas la gestión de morosidad, que se le presentan a un sinnumero de instituciones. A continuación enumeramos las más comunes:

Los conceptos adeudados no son pagados a tiempos por los tutores

Los motivos son muy variados, sin embargo aunque resulte difícil creer, la falta de recursos suele ser el menos común de ellos. Podemos enumerar:

• El tutor no recibió la cuota a pagar
• Se olvidó de realizar el pago
• No dispone de tiempo para pagarlo (sobretodo si es en efectivo y tiene que dirigirse a la Institución)
• No dispone de canales de pagos a su alcance

Todos estos problemas son fáciles de prevenir utilizando AULICUM. La plataforma, mediante un sistema de automatización de recordatorios y brindando un “botón de pago”, le aportará una solución tanto a los padres “olvidadizos” como a aquellos que no tienen el tiempo o los canales para realizar el pago.

La Institución no dispone Personal con tiempo ni capacitado en gestión de cobranzas

El personal administrativo de la Institución suele estar muy atareado, entre la facturación, respondiendo consultas a los padres, los pagos, el manejo de la tesorería, la conciliación de las cuentas, y un largo etcétera, no cuentan con el tiempo suficiente para la gestión de la deuda.

Esto genera que la gestión de la morosidad, pase a segundo plano o les signifique una gran carga. Particularmente cuando se empieza a desgastar la relación con los padres, quienes también conforman la Comunidad Educativa.

Por la sobrecarga de actividades, pueden olvidarse de enviar algún comunicado, de llamar a tal o cual padre, o inclusive de una reunión importante para debatir el cobro de la deuda.

La automatización de los comunicados de deuda de AULICUM es una gran aliada para equipos administrativos con estos inconvenientes. Por otro lado, la posibilidad de agendar tareas con fechas de vencimiento ayuda a que el equipo administrativo pueda estar tranquilo ya que el sistema les recordará cuando deben realizar una gestión.

La Institución no cuenta con información detallada sobre los deudores

Se dice que la “Información es poder”. Una Institución no puede administrar correctamente la deuda si no la tiene identificada. Tampoco podrá realizar gestiones efectivas si no cuenta con la posibilidad de diferenciar los distintos tipos de deudores.

Si una Institución no puede identificar rápidamente quienes deben el mes corriente antes de que finalice el periodo, se generará una “bola de nieve” de deudas. Cuanto más tiempo pase, más difícil será de cobrar.

AULICUM permite automatizar la segmentación de los clientes, es decir agruparlos con un criterio en común, y definir una estrategia de cobranzas con el objetivo de priorizar las gestiones a realizar: a quien escribir, llamar, qué comunicados enviar.

Un tipo de segmento podría ser, por ejemplo, personas con deudas mayor a 3 meses o con deudas mayor a 30 mil pesos. De esta forma podremos identificar prioridades y definir una estrategia de cobranza efectiva.

También tendrán tableros de gestión en donde puedan diferenciar la morosidad corriente e ir comparándola con los meses anteriores. De esta forma, rápidamente, identificar la deuda del mes y agendar tareas, comunicados, recordatorios para recuperarla.

Resultados Esperados

En resumen, AULICUM permite:

• Mejorar el vínculo con clientes.
• Disminuir la morosidad, con una comunicación eficaz y permitiendo pagos online, evitando que los clientes entren en mora y aumentar los ingresos.
• Aumentar la liquidez, disminuyendo el plazo entre la generación de la deuda y su cobranza
• Educar a los tutores y generar hábitos de pago, minimizando así la morosidad y las carteras incobrables.
• Reducir la necesidad de realizar gestiones judiciales, evitando los costos, tiempo y desgaste en las relaciones.
• Reducir la incobrabilidad, disminuyendo el riesgo de impago de una deuda
• Disminuir los costos de la gestión de cobranzas, asociadas a las llamadas por teléfono, envío de cartas, impresiones, gestiones de estudios jurídicos, etc.
• Disminuir el plazo de días desde la generación de la deuda hasta el pago, mejorando el flujo de caja, permitiendo planificar y así afrontar otras inversiones.

Con AULICUM la administración de tu Institución puede dar un salto hacia la optimización. Si te interesa probarlo, CONTACTANOS.