Claves y Tips para Redactar una Carta de Reclamación de Deuda
Una carta de deuda o carta de reclamación de deuda es un medio eficaz y amistoso para dar inicio a un proceso de recupero de deuda. Bien instrumentada, puede ser, además, un medio eficaz para evitar que los tutores y padres de familia contraigan deudas escolares.
La pandemia por covid-19 ha planteado un tiempo de coyuntura que requiere de reordenación de cuentas y en muchos casos la reorganización de los negocios. Las escuelas no son ajenas a la situación económica y social por lo que urge diseñar mecanismos que garanticen el flujo de caja y disminuyan la mora en el mediano y largo plazo.
En ese sentido, una carta de deuda es siempre una opción disponible, al alcance de la mano y con buenos resultados para garantizar el cobro de la deuda, a la vez que mantener intacto el lazo familia-escuela.
Una carta de deuda es un medio amigable que favorece la cobranza de las deudas a la vez que sostiene el lazo de la comunidad educativa.
La Carta de Reclamación de Deuda, una Vía Efectiva para Reducir la Morosidad en tu Escuela
Reducir la morosidad en la escuela, como vimos entonces, es una urgencia, por lo cual un comunicado efectivo puede ser la primera y eficaz vía de acceso a ese objetivo.
¿Por qué? Porque ante todo las familias y la escuela constituyen una comunidad educativa y ese vínculo se debe privilegiar sobre todas las cosas. De allí que el envío de una carta, clara y ordenada respecto de la situación, pero personalizada y atenta a las situaciones de la familia, puede abrir el diálogo y encontrar soluciones, incluso, a futuro.
Si estás de acuerdo con estas afirmación, sigue leyendo.
El Vínculo Institucional con las Familias
Como dijimos, la clave de inicio en un proceso de reclamo de mora es, sobre todas las cosas, privilegiar y sostener el vínculo institucional con las familias. Entonces, un reclamo de este tipo debe considerar no solo la situación de mora, sino las circunstancias en las que esta se pudo haber generado.
De nada serviría, por ejemplo, que un proceso de cobranzas termine con una familia menos en la institución escolar o con un clima de malestar que de pronto ocupe buena parte del tiempo de las reuniones entre padres de familia y docentes o los directivos de la institución.
El Fin es Lograr la Cobranza de la Deuda
De hecho, un padre o tutor fastidiado dispone de ciertos recursos y artilugios legales que llegado el caso podrían desencadenar el retiro de la matrícula con una deuda a sus espaldas.
Entonces, lo importante es lograr la cobranza de la deuda.
Para esto una carta de deuda debe dejar en claro la voluntad de diálogo de la institución y la invitación cordial y concreta a encontrar juntos una salida.
Como se ha visto en otras ocasiones, no todos los deudores son iguales por lo cual identificar el tipo de moroso o deudor es crucial para iniciar un proceso de cobranzas exitoso.
Tener Presente la situación de la Familia es Fundamental a la Hora de Escribir una Carta de Reclamación de Deuda
Una vez que se ha clasificado la deuda en un tipo de moroso, conviene atender a la situación particular de ese tutor o padre de familia. Es decir, pensar en otros aspectos o factores del seno familiar que puedan estar incidiendo en una conducta de pagos irregular, por ejemplo.
¿Es un padre asalariado? ¿Son varios hermanos los que asisten a la institución? ¿Puede haber alguna situación familiar de contingencia? ¿Es una familia nueva en la institución o tiene un legajo de años? Si es nueva, ¿conocemos su comportamiento crediticio en otras instituciones?
Como vemos, las preguntas que se abren son infinitas, tantas como el caso singular de cada familia en una escuela. Una carta de deuda o de reclamación de deuda eficiente no debe ser ajena a esta realidad, aun cuando no haga mención directa en el texto.
La Comunicación de las Necesidades Financieras de la Institución
Ahora bien, la misma situación que se plantea respecto de las familias se debe valorar con respecto a la propia institución.
Los tutores deben saber, y nunca está de más recordárselo, que el pago de las cuotas en tiempo y forma es lo que garantiza el cumplimiento del proyecto institucional por el que, seguramente, eligieron una dada escuela para sus hijos.
No solo no está de más, sino que mantener vigente el proyecto institucional es de vital importancia en la construcción del diálogo escuela-familias. Debe ser siempre claro el hecho de que hay un proyecto que depende del pago comprometido por parte de los tutores y padres.
Cómo Redactar una Carta de Reclamación de Deuda Efectiva?
En un tono empático y conciliador, una carta de reclamación efectiva de deuda es una buena estrategia para disminuir la morosidad.
Incluso, si no hubiera respuestas a los primeros comunicados, los envíos deben continuar. Como dijimos, no solo se trata de que se regularice tal o cual pagos, también es importante que se mantenga el vínculo institucional y esto incluye hacer presente el compromiso financiero que ha adquirido la familia con la institución.
Los comunicados a los padres de familia deben hacerse en un tono firme y cordial. Sin descuidar que el objetivo que se persigue es lograr una gestión de cobranzas efectiva, se debe dar lugar a que las familias se sientan involucradas en cuanto al compromiso asumido.
Otro aspecto importante es involucrar a las familias en la programación de las fechas de pago. No se trata de que la familia pague cuando quiere, sino, en todo caso, generar el espacio necesario para que la familia tome una fecha y la respete conforme a sus posibilidades.
En relación con este segundo aspecto, ofrecer alternativas variadas de medios de pago ayuda a la decisión y voluntad de pago que se espera de los padres.
En suma, veamos cuatro aspectos claves de la comunicación a los padres de familia para la gestión de morosidad escolar:
Tipo de comunicación adecuada para una Carta de Reclamación de Deuda
El tono de la comunicación debe ser asertivo. Sin perder el trato cordial y de escucha atenta, se debe ser claros y francos respecto del compromiso asumido para con la institución y la educación de los hijos.
Extensión del Comunicado
La extensión de las notas no debe ser excesiva. Si hubo comunicaciones previas, cada comunicado debe retomar los comunicados anteriores, tal vez con un punteo o recordatorio y desde allí avanzar.
Un programa de gestión administrativa y contable facilita el envío de recordatorio de vencimientos y pagos: una solución eficaz frente a morosos reincidentes.
Método de Envío de la Carta de Reclamación de Deuda
Una vez más, para garantizar el éxito de la gestión es necesario tener en cuenta la situación general de los padres de familias. ¿Usan herramientas de mensajería instantánea? ¿Acceden con frecuencia al correo electrónico? ¿Prefieren las instancias telefónicas?
Incluso una opción disponible es el sistema de comunicación de la institución con los padres respecto de otras cuestiones académicas como puede ser el seguimiento de los estudiantes.
De nada serviría una carta de deuda que responda a todos los criterios recomendados si no hay un mínimo de garantías de que llegue a destino, porque no se consideró cuál es la vía de contacto habitual con padres y tutores.
En ese sentido, un software de cobranzas garantiza el seguimiento o trackeo del comunicado: ¿se recibió?, ¿fue leído? Cuándo se lo recibió y cuándo se lo leyó son datos de crucial importancia para la efectividad de la gestión de mora.
Información y Datos que no Pueden Faltar en tu Carta de Reclamación de Deuda
La premisa podría ser ni decir de más, ni decir de menos. Si en el comunicado anterior se ofreció un detalle exhaustivo de los lugares de pago, en una segunda comunicación se hará mención a las alternativas ya ofrecidas.
De la misma manera, si hubo un compromiso de pago anterior que no se respetó, el nuevo comunicado deberá recuperar esa información.
Ejemplo de comunicado a padres de familia con morosidad
Un primer comunicado a padres de familia con morosidad puede incluir algunas frases que empaticen con el contexto tales como:
«ante la situación por todos conocidas; atento a la situación económica y social ocasionada por la pandemia; es nuestra intención mantener los canales de comunicación institucional siempre abiertos.»
Una segunda instancia, puede incluir un discurso más de sorpresa o en cuanto a que se entienden las circunstancias de contingencia por la que probablemente no han podido honrar los pagos, por ejemplo.
Finalmente y en el caso de antecedentes recurrentes de mora, el tono ha de ser categórico respecto de las consecuencias frente a la falta de pago.
Una carta de deuda debe dejar en claro la alianza familias-escuela respecto del proyecto institucional que los convocó.
Conclusión
Sin duda, hacer frente a la cartera de mora en una institución educativa, en medio de una situación de contingencia extrema como lo ha sido la pandemia de covid-19, no es tarea fácil. No obstante, algunos recursos y estrategias sencillas como una carta de reclamación de deuda son de fácil acceso y grandes resultados.
Considerando algunos aspectos claves en la confección de la carta, como atender al tipo de moroso, la singularidad de la familia y el método de envío más conveniente, una carta de deuda permite regularizar una deuda atrasada y en muchos casos, también, disminuir las posibilidades de mora a futuro.
Considera los aspectos que hemos planteado en este post y sobre todo mantente alerta de forma tal que los comunicados se envíen con regularidad y de forma personalizada. Aunque se trate de un reclamo por mora, la comunicación frecuente y sostenida es clave en toda gestión escolar.
Si te ha gustado este artículo, quizás te interese:
Los Principales Desafíos de la Comunicación entre los Colegios y su Comunidad
La imposibilidad de los colegios para tomar medidas frente a la morosidad
9 Ventajas de Utilizar un Software de Gestión de Morosidad para Colegios
0 comentarios