La forma en la que se establece la comunicación con padres y tutores es un factor decisivo para la gestión de las cobranzas en una institución educativa. Garantizar una comunicación efectiva implica asegurar claridad en el mensaje y genera mejores resultados.

La comunicación efectiva puede resultar ventajosa en las diferentes áreas y procesos que integran una institución educativa. En el área de cobranza, en especial, es una herramienta eficaz para llegar de mejor manera a las familias. 

En este sentido, tendrá por objetivos centrales el pago de las cuotas lo antes posible, la disminución de la cartera vencida y/o la mejora de los plazos de pago. Desde Aulica sabemos lo crítico y sensible que es el tema de la falta de pago: por ello, te ayudaremos a comunicarte mejor para disminuir el índice de morosidad.

¿Qué es la comunicación efectiva?

Se llama comunicación efectiva a la habilidad social de transmitir un mensaje en el que se compartan sentimientos y emociones. Por ello, sus características principales son la claridad, la empatía y la escucha activa.

En otras palabras, la noción de comunicación efectiva alude al proceso de compartir ideas, pensamientos, conocimientos o información de la forma en que resulten más comprensibles para el receptor del mensaje. 

Al momento de pensar en la comunicación con los padres y tutores de una escuela, incluso con la comunidad en su conjunto, se debe tener en cuenta que no es solo escrita u oral. En cambio, también es corporal y visual. 

Por lo tanto, los gestos o movimientos del cuerpo y la utilización de símbolos, dibujos o colores especiales son elementos que deben considerarse para reforzar un mensaje. 

En el siguiente video, podrás conocer más sobre la comunicación efectiva:

Elementos esenciales para una comunicación efectiva

Las características de la comunicación efectiva pueden resumirse del siguiente modo: 

• Mensaje de fácil comprensión. La comunicación es efectiva cuando el receptor o destinatario del mensaje logra comprender fácilmente la información que se le brinda. De esta forma, quien recibe el mensaje lo recordará y podrá actuar sobre la base de lo hablado o leído.
• Información concisa. La información que se transmita debe ser clara y concisa: así se evitará un mensaje que genere dudas, confusiones o interpretaciones equivocadas. En este sentido, es importante elegir palabras acordes con el mensaje que se quiere dar. 

Pero además, si la comunicación es oral, se deben tener en cuenta el tono de voz que se utiliza y los gestos corporales. Por su parte, si el mensaje fuera escrito, se deberá verificar que no tenga faltas de ortografía y que la gramática y puntuación sean las correctas para evitar ambigüedades.

• Atención al destinatario o receptor. Otro elemento que caracteriza a la comunicación efectiva es que suele ofrecer un mensaje oportuno y atinado para quien lo recibe, tanto en su tono como en el contenido y estilo.
• Objetividad. La información que se brinde deberá ser veraz, auténtica y lo más imparcial posible. De esta forma, se podrá transmitir confianza y generar credibilidad. 

¿Cómo negociar con tutores morosos?

La comunicación efectiva puede ser un excelente recurso para gestionar los reclamos por falta de pago. En este sentido, permite llegar con un mensaje claro y directo respecto de lo necesario de la cobranza.

Ante un escenario de pago atrasado, lo primero que debería hacer el sector de cobranza es determinar el patrón de conducta de los padres y tutores deudores. Para ello, podrá revisar el historial de cada alumno o realizar una segmentación de la deuda, a fin de gestionar la morosidad.

Identificar el motivo del retraso en relación con el tipo de moroso es el primer paso. Con esa información en mano, será posible diseñar un mensaje de fácil comprensión, objetivo y que contemple el momento que está pasando la familia. 

Contar con una mejor comprensión de la experiencia que está atravesando el padre o tutor encargado del pago le ayudará a la institución a definir acciones para actuar a tiempo. 

Ventajas de una comunicación efectiva para tus finanzas

Desplegar una forma de comunicación clara y efectiva es primordial para las finanzas de la institución. A fin de cuentas, se trata de mejorar los índices de morosidad y llevar la cartera morosa a su mínima expresión.

En el orden de las cobranzas, la comunicación efectiva permite:

• Optimizar tiempos: con un mensaje de cobranza claro y permanente, se pueden evitar confusiones que terminan retrasando procesos y haciendo que las partes den más vueltas de las necesarias.
• Cumplir los objetivos de la institución, ya que una comunicación efectiva ayuda a resolver problemas y evita los malentendidos. En consecuencia, se pueden disminuir los tiempos de cobranza y alcanzar más rápidamente los objetivos del sector. 
• Disminuir los conflictos. Una comunicación eficaz, clara y transparente es esencial para interactuar de la mejor manera posible con los padres y tutores, escuchando distintos puntos de vista y críticas constructivas. 

En consecuencia, la comunicación efectiva también colabora con el buen clima laboral y consolida el vínculo con las familias. Ambos aspectos son claves para todo colegio, donde sin duda la comunidad educativa y los lazos que con ella se tejen son primordiales. 

Técnicas para una comunicación efectiva

Hay quienes creen que un simple mensaje que informe que la factura está por vencerse es suficiente para lograr una cobranza a tiempo. Quizás esto funcione, con aquellos padres que pagan en tiempo y forma y que no tienen inconvenientes financieros.

Lo cierto es que si realmente se quiere mantener una buena relación con padres y tutores y lograr que cancelen sus deudas, es necesario que la comunicación sea fluida. En este sentido, contar con un ambiente ameno siempre es una buena estrategia para mejorar la gestión de la cobranza. 

Los reclamos se pueden hacer vía e-mail, WhatsApp o llamadas telefónicas, aunque nada reemplazará a una reunión. Por lo tanto, cuando la situación lo amerite, quienes dirigen el colegio o quienes gestionan su cobranza pueden invitar a los padres para conversar sobre los inconvenientes que generan el retraso.

Quizás, hasta puedan llegar a un acuerdo y encaminar la resolución del asunto sin necesidad de derivar el tema a la cobranza judicial o a un gestor de cobranzas externo.    

Por último, recordemos que la comunicación constante con padres y tutores es una herramienta privilegiada que puede potenciarse con el apoyo y la asistencia de la tecnología actual:

• Envío de factura a tiempo: se envía un correo o mensaje de texto con la factura, la indicación del monto por pagar y los diferentes medios para cancelarlo. De esta forma, se busca aumentar la tasa de recuperación de deudas y ayudar a padres y tutores a mantener un mejor control de sus gastos.
• Consulta de saldos pendientes: se pueden conocer desde una página web o una aplicación donde el padre o tutor pueda ver lo que adeuda y abonar mediante un botón de pago el total o parte de la deuda. 
• Alertas de fechas vencidas: si las estrategias de cobranza preventiva no rinden los frutos esperados, también se puede usar la mensajería para enviar comunicados de deuda con el detalle de los plazos de pago vencidos. En este punto es donde resulta más importante establecer una buena comunicación con las familias, para aumentar las posibilidades de que cancelen la deuda y evitar que el pago se demore.

Cada colegio deberá evaluar cuáles son las herramientas y estrategias más útiles para usar en su comunidad educativa particular. En todos los casos, hay que tener en cuenta que en materia de gestión de cobranza la actitud siempre debe ser proactiva.

Conclusión

Mantener una comunicación efectiva a la hora de gestionar la cobranza en tu institución educativa hará que puedas tener una mejor relación con padres y tutores. No solo el mensaje será claro y conciso, sino que también se te permitirá entender qué está pasando en cada familia para que se llegue a una situación de mora.

Desde Aulica ofrecemos un sistema de gestión contable y administrativa especialmente pensado para colegios. Con él, podrás llevar el control y seguimiento de la morosidad a partir de la segmentación de las deudas y envíar automáticamente los conceptos por cobrar y los vencimientos asociados. 

Ponemos a disposición de tu colegio un desarrollo para la cobranza automatizada que registra el ingreso de dinero y la forma de pago empleada. Además, trabajamos con más de 40 entes recaudadores, entre los que se encuentran SIRO, Mercado Pago, Macro Click de Pago, Red Link, Pago Mis Cuentas, Pago Fácil, Rapipago, y más.

En este sentido, ofrecer diversos medios de pagos es una forma de facilitar el cumplimiento de las obligaciones por parte de padres y tutores. Esto se debe a que no tendrán que acudir a un lugar específico o ajustarse a un horario particular para saldar su deuda.

Al abonar de forma digital a través de links de pago, se vuelve posible gestionar la cancelación de una cuota desde el hogar o el trabajo en cualquier horario y día de la semana.

Por otro lado, Aulica facilita la gestión administrativa en relación con varias tareas:

• Genera asientos contables automáticos y manuales.
• Permite la gestión de proveedores y cuenta corriente.
• Registra los movimientos de ingresos y egresos.

Si todas estas gestiones se ven facilitadas, el personal administrativo contará con más tiempo para tareas más estratégicas, como la reducción del índice de morosidad.

En conclusión, trabajamos activamente en el desarrollo de herramientas que ayuden a garantizar una mejor gestión de la cobranza. Desde la plataforma de Aulica podrás contar con reportes de deudores, comunicar por medio de mail y WhatsApp, y los tutores podrán abonar la deuda de forma online accediendo al portal para las familias. 

Contamos con más de 15 años de experiencia en el rubro y más de 300 instituciones ya utilizan nuestro sistema. ¡No dudes en contactarnos! Nuestros asesores estarán listos para solucionar cualquier duda que tengas.

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