La contingencia del COVID-19 ha hecho mella en todo el sistema económico, y las escuelas no son ajenas a este problema. Los comunicados de deuda a padres de familia con acceso a un botón de pago online, por ejemplo, son un medio efectivo para disminuir las tasas de morosidad.

La morosidad en las escuelas privadas

Uno de los problemas de mayor recurrencia en la gestión de escuelas privadas suele ser la alta tasa de morosidad. En función de ello ya hemos planteado algunas estrategias que permiten ofrecer canales de pago alternativo, por ejemplo, y utilizar software de gestión para llevar un control minucioso de las cuentas

Y si bien las estrategias que se pueden implementar son variadas y en distintos momentos de la vida escolar, lo que se debe resguardar siempre es al estudiante: al final quien tiene la deuda es el padre o tutor y no el hijo. Es siempre una línea delicada que no se debe transgredir.

¿Qué hacer con los alumnos matriculados que presentan morosidad ?

Hay algunos recaudos previos que se pueden tomar, como es pedir indicadores de créditos y finanzas de las familias que se acercan a matricular a sus hijos. Una vez que el estudiante es parte de la institución comienza la delicada tarea de mantener el pago de las cuotas al día.

Cuando las familias han incurrido en atrasos de pagos, es decir, presentan morosidad, es necesario diseñar un plan de acción que permita a la institución lograr el cobro de la deuda sin descuidar la importancia vital del vínculo familia-escuela.

El diseño de un plan de acción con privilegio de la comunicación entre las partes es fundamental para reducir las tasas de morosidad. Y cuando hablamos de comunicación pensamos en concreto en comunicados a los padres de familia, conforme la situación general y el tipo de morosidad en el que hayan incurrido.

Los alumnos que no han pagado sus cuotas durante la contingencia por COVID-19 

A tiempo de gestionar la morosidad es importante distinguir quienes han atrasado los pagos ante un hecho puntual, como es la contingencia sanitaria y económica disparada por COVID-19, frente a aquellas familias que son deudoras crónicas en la institución, por ejemplo.

Frente a la contingencia, se debe ser asertivos y efectivos al tiempo de gestionar las cobranzas. En ese caso, los comunicados a los padres de familia no deben descuidar la situación de angustia y zozobra generalizada, deben ser empáticos sin perder firmeza.

No se trata de descuidar el patrimonio financiero institucional, sino de acercar a los padres nuevas alternativas que contemplen la situación actual a la vez que los ayuden a organizar las finanzas futuras.

Lo que no se paga hoy, deberá abonarse en algún momento, y a mayor morosidad mayores dificultades para ponerse al día. Por ello es importante acercar facilidades de pago, entendiendo que muchas veces no es falta de voluntad de pago, sino dificultades para hacerlo.

Puede ser, incluso, que ante la contingencia no se tenga cómo efectuar el pago: es difícil conseguir efectivo en los cajeros y no hay acceso a los bancos, Rapi Pagos y Pago Fácil no operan normalmente, etc.

Los padres que no han pagado desde meses antes a la contingencia

En el caso de las familias que ya portan en la institución un historial de pagos con morosidad, la situación se vuelve aún más delicada porque la contingencia también los afecta, y con ello se incrementa el riesgo de morosidad.

Identificar este grupo de manera especial permitirá hacer foco en cuestiones específicas: en qué meses del año ocurre la morosidad, de qué manera regularizan los pagos, a qué comunicados a padres de familia responden con mayor celeridad. Probablemente, si la escuela opera con algún sistema de gestión, esos datos estarán relevados.

A saber:

• ¿Los atrasado recurrentes tienen que ver con dificultades para acceder a los lugares de pagos?, ¿obedecen al tipo de trabajo y remuneración que recibe la familia?
• ¿Son padres que asumen la obligatoriedad del sistema escolar sin el debido compromiso frente a la institución de gestión privada que eligieron para la educación de los hijos?

La respuesta a cada uno de esos interrogantes es crucial para diseñar una gestión de cobranzas efectiva, a partir de comunicados que operen como movilizadores para la regularización del pago de cuotas.

Veamos algunas estrategias que pueden ordenar la gestión de cobranzas en este tiempo de contingencia:

Identificar las matrículas deudoras y segmentar por grado de morosidad

Es importante contar con una base de datos que permita segmentar el grado de morosidad, no solo respecto de cuánto es lo que se adeuda, sino también considerando otras variables. ¿Es la primera vez que ingresa en mora?, ¿ya ocurrió con anterioridad?, ¿con qué razones? Esas son algunas de las preguntas que deberíamos considerar en el análisis.

Enviar comunicados a padres de familia solicitando la cuota

Una vez que se ha identificado y clasificado el grupo de morosidad corresponde el diseño de comunicados a padres de familia donde de manera asertiva, es decir, con firmeza y tacto, se les ofrezcan alternativas para regularizar la situación.

Estos primeros comunicados son la clave porque una buena gestión de morosidad incluye el seguimiento atento de las situaciones irregulares que se produzcan. No se trata de enviar un comunicado, sino del diseño de un plan de acción sostenido en el tiempo.

Si la morosidad continúa envía comunicados con mayor frecuencia

Mantener la comunicación con los padres es la clave. Un sistema de comunicación automatizado como el de AULICUM permite diseñar un cronograma de comunicación que considere fechas de vencimientos, con envíos de recordatorios previos al vencimiento y luego conforme a la cantidad de días de mora.

Conclusión

SI bien no hay un único modo de gestionar la cobranza de las cuotas de una institución escolar, no hay dudas de que un software de gestión y un sistema organizado de comunicados a padres de familia son herramientas de trabajo privilegiadas.

Y más allá de los ejemplos puntuales que se puedan dar para cada tipo de comunicación, es importante contar un plan diseñado de manera integral. Enviar un comunicado de vez en cuando o de manera aleatoria es lo mismo que no enviar ninguno.

¿Cuenta tu escuela con un sistema de comunicados para la gestión de cobranzas? ¿Creés que ya están en condiciones de implementar uno?

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