Llevar la administración contable de un colegio ya supone todo un desafío, no solo por la cantidad de proveedores que hay que considerar, por ejemplo, sino también porque la gestión de cobranza de las cuotas exige, prácticamente, un caso por cada familia.

Si a ello le sumamos los errores contables más comunes que se dan en la gestión manual de esa información, la tarea puede ser agobiante e incluso desmotivante para el personal de administración.

Te proponemos pensar juntos algunos errores contables muy frecuentes de la administración manual que pueden mejorarse a partir de la implementación de un software de gestión.

La contabilidad y la administración manual de los colegios y sus problemas

Administrar y gestionar la contabilidad de un colegio de manera manual suele generar algunos tropiezos y errores, mucho más comunes de lo que podemos pensar a simple vista. Nos detengamos en algunos de ellos:

• Falta de trazabilidad y de información fidedigna. Aun teniendo un sistema que lleve la contabilidad, es común que se susciten errores cuando los contadores cargan la información.
• Comunicación. Suele haber problemas por la falta de datos entre áreas, por ejemplo Administración con contadores o esta con la Dirección y el Representante legal. Los datos no están a tiempo, las métricas no son lo que se necesitaba en ese momento, etcétera.
• Copias de respaldo. Se extravían o se vuelven irrecuperables papeles que en algún momento son necesarios y a los que ya no se tendrá acceso.
• Estadísticas y métricas. Un sistema contable manual requiere también que, manualmente, se recaben datos estadísticos sobre índices de pago, tasas de morosidad, medios de pago preferidos, fechas de pago alternativas, y un largo etcétera.
• Presupuesto. No se da la necesaria comunicación entre áreas para que los presupuestos reales e hipotéticos tengan base sobre los mismos datos.
• Caja chica. No quedan registrados, necesariamente, los gastos diarios o más pequeños en la contabilidad. Y todos sabemos cómo impactan estos gastos pequeños al final del presupuesto.

La pregunta que sigue entonces es de qué manera sería posible subsanar estos errores contables propios de la gestión manual de una institución escolar.

Y la respuesta tiene mucho que ver con un software de gestión administrativa y contable. Un software que integre ambos aspectos subsana muchos de los errores contables más comunes de una escuela.

¿Por qué no es conveniente llevar la administración en un software y la contabilidad en otro?

En una institución escolar, como en la mayor parte de las organizaciones, el trabajo con base en proyectos requiere de mecanismos muy aceitados entre todas las partes intervinientes.

Si pensamos esto en términos de un proyecto a largo plazo que contemple, por ejemplo, mejoras edilicias o la implementación de un programa escolar específico, no hay dudas de que mientras más centralizadas estén las áreas de trabajo, mejores resultados se podrán obtener.

¿Cómo podemos resolver los errores contables más comunes?

La resolución de los errores contables más comunes puede lograrse mediante la implementación de un software de gestión que concentre las cuestiones administrativas (altas y bajas de estudiantes, diseño de plan de becas, facturación, cobranzas, cuentas corrientes, caja diaria, etc,) y las contables (reportes: balance de sumas y saldos, mayor de cuentas contables, estado de resultados) propiamente dichas.

El equipo administrativo y el estudio contable tendrán acceso a la misma información que le compete de acuerdo a su rol, con lo que se resolverán los problemas de comunicación y se logrará una mayor optimización de los plazos de trabajo.

Incluso, ante una contingencia como la que atravesamos por la COVID-19 un sistema de gestión contable de esas características facilita el trabajo remoto y la toma de decisiones.

Implementación de un software integrador

Asimismo, la implementación de un software de gestión, con vista a disminuir los errores contables requiere de unos pasos previos como el diseño de un plan de capacitación, la elección de un software ajustado a las necesidades institucionales y un plan de implementación que valore resultados y procesos.

Un software contable y administrativo, es decir, un software integrador está diseñado para sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad y de administración.

El software contable automatiza la carga de asientos y los traduce en reportes contables a cada operación que se registre en la administración escolar(ligadas al ingreso y egreso de dinero, facturación, proveedores, pago de cuotas).

En tanto que la parte administrativa cabe destacar que la contabilidad es automática. Ello permite que los diversos roles puedan consultar la misma información de diversas formas. Por ejemplo, el contador verá la información volcada en reportes contables y el equipo de liderazgo verá reportes a modo administrativo que le permitan la toma de decisiones.

Un software integrador funciona como interfaz de acceso a bases de datos que centralizan la información administrativa y contable, tienen la opción de agregar botones de pago e incluso, si están alojados en la nube, se puede acceder a ellos de manera remota cuando sea necesario hacerlo.

El software para colegios

Si bien en el mercado es posible conseguir software administrativos y contables genéricos, un ERP tradicional, digamos, las características de las instituciones escolares vuelven conveniente contar con un sistema de gestión específicamente pensado y diseñado para los colegios.

Como ya mencionamos en otros post, la gestión de cobranzas —por caso— se enfrenta a un proceso mucho más delicado que la cobranzas en un negocio de otra naturaleza.

La educación es un servicio que además de las características de obligatoriedad que asume para el Estado, nos pone en contacto con familias que confían en una institución para lo más preciado que tienen: los hijos.

Entonces, las áreas administrativas y contables se enfrentan a desafíos particulares de la gestión escolar: ofrecer un servicio de calidad, con un buen equilibrio de las finanzas y preservando, siempre, el vínculo institución-familia.

Beneficios del software para colegios

¿Cuáles son, en suma, los beneficios de un software para colegios? ¿De qué manera disminuyen los errores contables más frecuentes?

• Concentrar la información del alumno en una única cuenta corriente: lo administrativo y lo contable aparecen integrados (facturas, pagos y los asientos que  generaron).
• Permitir tener información fidedigna, sin errores humanos que se presenten al momento de la carga de datos.
• Diseño de programas de becas y beneficios a las familias que así lo requieran, por las situaciones más diversas, a partir de datos que integren la trayectoria institucional y de los estudiantes y la situación contable de la institución escolar.
• El acceso a información administrativa y contable (o ambas a la vez) ordenada por los criterios que se siguen en las instituciones escolares: cursos (de 1° a 6°), ciclos (básico/orientado), inclusive se puede trabajar con Centros de Costos.
• La información puede ser consultada por el personal en presentaciones diferentes y acordes a su rol.

Conclusiones

SI bien el cambio de un tipo de gestión manual a otro automatizado, no es algo que se pueda realizar de un día para el otro, no quedan dudas de que un software integrador diseñado para colegios disminuye considerablemente los errores contables más comunes.

A su vez facilita el acceso información de crucial importancia, ordena las bases de datos, optimiza los presupuestos e incluso permite una mayor productividad de las áreas.

Si tu escuela aún opera con sistemas manuales, tal vez sea tiempo de pensar cuáles son los problemas más frecuentes y con base en ello emprender la búsqueda de un sistema que integre la gestión en procesos automatizados y de mayor transparencia y comunicabilidad.

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