¿Por Qué Debes Optar por la Facturación Electrónica Masiva?
Las tareas vinculadas con la facturación son todo un desafío en cualquier rubro, y el sector educativo no es la excepción. Ahora bien, la innovación y la actualización tecnológica en materia financiera que supone la facturación electrónica masiva acerca un nuevo modo de gestionar la cobranza.
La facturación electrónica masiva es una herramienta central para la estrategia de cobranza de cualquier institución educativa. Esto se debe a que permite ahorrar tiempo, brindar transparencia a los padres y mantener ordenadas las cuentas corrientes de los alumnos.
El personal administrativo de una institución educativa suele ser escaso o estar reducido a un contador y un secretario. Pese a ser pocos, ellos deben encargarse de un gran número de estudiantes y familias, cada uno con su situación financiera particular.
Toda familia está atenta al valor de la cuota escolar, ya que suelen ser los egresos fijos más importantes y pueden movilizar gran parte de los ingresos familiares (más son varios los hijos). Por ello demandan, ante todo, claridad de información.
Desde los ingresos y egresos hasta el seguimiento de los pagos de cuotas y matrículas, todas estas tareas quedan a cargo del área de cobranza. Aliviar sus obligaciones suele ser uno de los objetivos de toda gestión administrativa en particular y del representante legal en general.
A continuación te acercamos toda la información que debes considerar en relación con este tema. Optar por la facturación electrónica masiva puede ser la solución que estabas buscando.
¿Qué es la facturación electrónica masiva?
Foto de Andrea Piacquadio en Pexels. Licencia CCO.[/caption]
La facturación electrónica masiva es la emisión de los comprobantes de pago mediante un proceso digitalizado y automatizado. Por lo tanto, para aplicarla es preciso contar con la tecnología correspondiente.
Este sistema supera a la facturación manual por varias razones. En primer lugar, porque anula el riesgo del error humano y disminuye considerablemente los costos temporales.
En segundo lugar, con el software adecuado es posible configurar los detalles de la facturación según la normativa vigente (regímenes de AFIP, facturación electrónica, cálculo de intereses). De este modo, la tarea del área administrativa se verá simplificada sin dejar de estar ajustada al derecho.
Como estrategia de cobranza, contar con una herramienta de facturación electrónica potencia y optimiza la administración escolar.
Las escuelas tienen el deber de emitir las facturas para las familias según conceptos, montos y fechas discriminados, claros y ordenados. Un sistema de facturación electrónica masiva permite el seguimiento de los pagos según las obligaciones fiscales.
A fin de evitar la morosidad, la facturación electrónica masiva favorece que las cuentas corrientes de los alumnos se mantengan ordenadas, previsibles y facilitan la contabilidad. A su vez, aporta al bienestar del personal de la institución y a un buen clima laboral.
La unificación del formato gráfico de las facturas garantiza claridad y transparencia para las familias, a la vez que facilita el control riguroso por parte de los contadores. En este sentido, la tecnología ha hecho grandes aportes en cuanto al diseño de documentos que se leen en múltiples soportes como papel, celular, PC o tablet.
Beneficios de la facturación electrónica masiva
En Argentina rige la obligación de realizar facturación electrónica para instituciones con una cuota mayor a $5000, exceptuando algunos casos que se encuentran exentos de esta obligación. Sin embargo, hay resistencia al respecto y, por otra parte, se da el caso de instituciones que no llegan a esos números.
Aún así, sostenemos que la incorporación de la facturación electrónica debe pensarse desde sus beneficios: más allá de su obligatoriedad, supone una ganancia y una actualización provechosa para toda institución. Forma parte de la transformación digital que caracteriza al siglo XXI.
La facturación electrónica masiva trae múltiples beneficios:
- Gracias a la automatización de procesos recurrentes evita errores humanos en la confección de facturas, lo cual se traduce en la confiabilidad de los datos.
- Garantiza ahorro de tiempo para el personal administrativo.
- Permite priorizar las actividades financieras que apunten hacia cuestiones más estratégicas.
- Aporta claridad en la lectura de las facturas al unificar formatos gráficos.
- Actualiza ítems, cargos y conceptos de acuerdo con la normativa vigente.
- Favorece el cumplimiento de formas y plazos de pago gracias a la automatización del envío de las facturas y los recordatorios de vencimiento.
- Los sistemas que cuentan con un módulo contable, como es el caso de Aulica, automatiza la generación de asientos.
La facturación manual, en algunos casos, implica la emisión individual, desde el agente fiscalizador, lo cual demanda un gran uso del tiempo por parte del área contable.
Un aspecto importante por aclarar es que en 2023 AFIP reglamentó mediante la Resolución General 5314 la posibilidad de deducir de la base imponible los “servicios con fines educativos” y «los materiales destinados a ese fin». Esto significa que muchos padres o tutores necesitan obtener la facturación electrónica por las prestaciones mencionadas anteriormente lo que significó que muchos Colegios aunque no estén alcanzados por el monto de la cuota, tuvieron que empezar a facturar electrónicamente por demanda de los padres.
Los sistemas de facturación manual son una desventaja tanto económica como ambiental, ya sea por su consumo de papel o por la necesidad espacial que implican para archivar y conservar la documentación. El sistema automatizado, además de cuidar el medioambiente, facilita el trámite a los tutores puesto que reciben por correo electrónico las facturas o bien desde un portan online.
Finalmente, la facturación electrónica masiva no es una herramienta burocrática sino una estrategia de crecimiento. Al contar con el tiempo que se libera cuando ya no se hace de forma manual, el personal puede dedicarse a gestionar la morosidad o planificar estrategias de cobranzas, por ejemplo.
Señales de que necesitas un servicio de facturación electrónica masiva
Foto de Andrea Piacquadio en Pexels. Licencia CCO.[/caption]
Algunas situaciones usuales en tu administración pueden ser indicios de que es necesario tomar medidas e implementar un cambio. Si se repiten los errores de manera semanal o mensual y si gran parte de las familias están necesitando estos comprobantes fiscales, es tiempo de actuar e implementar tecnología.
La facturación electrónica masiva aliviana las tareas del personal contable para que pueda focalizarse en tareas de mayor relevancia.
Por otra parte, puede que el personal administrativo se vea obligado a trabajar fuera del horario pautado y con agotamiento en épocas de gran demanda administrativa.
Esta situación de estrés laboral genera muchos conflictos que pueden evitarse.
Asimismo, la morosidad y el incumplimiento de los plazos de pago por parte de las familias tiene un origen posible en la incomunicación o la falta de seguimiento de las cuotas. Esto puede subsanarse mediante un sistema de facturación electrónica masiva.
Este sistema deberá contemplar, no solo la generación de las facturas, sino también otras funcionalidades que contribuyan al ordenamiento del área administrativa en general. Y, a su vez, es oportuno que sea específico para colegios.
Finalmente, ¿notas extravíos de información de valor dentro de tu oficina contable? ¿No es posible realizar búsquedas de información o integración de datos? Los sistemas de facturación electrónica masiva, justamente, solucionan estas dificultades al mantener todos los datos relevantes unidos en un mismo lugar
¿Cómo funciona la facturación masiva de Aulica?
Los expertos señalan que el mejor servicio de facturación electrónica masiva será el que ofrezca:
- Posibilidad de envío masivos por correo electrónico
- Posibilidad de que los padres puedan consultarla mediante un Portal Online
- Compatibilidad con entes de recaudación externa.
- Facilidad de uso para todo el personal de la institución que esté autorizado.
- Rápida adaptación a las actualizaciones en la normativa financiera.
- Buen equilibrio costo-beneficio: un sistema de facturación completo a un costo posible de afrontar por la institución.
Todo esto se condice con nuestro sistema de gestión administrativa y contable, Aulica, y su herramienta de facturación masiva.
A su vez, cuenta con la posibilidad de enviarles a las familias notificaciones inmediatas por email, y les ofrece a los alumnos el acceso a sus deudas y facturas de forma online.
Como sistema de gestión de cobranza, Aulica sistematiza toda la información relevante y confecciona las facturas de manera automática tras unos pocos clics del personal de la institución.
En este sentido, Aulica ofrece reportes específicos por cada familia y habilita el uso de diversos medios de pago según el plan estratégico. Ante la necesidad de renegociar una deuda, tener las facturas a mano, digitalizadas y en un formato comprensible para ambas partes supone una ventaja competitiva para la gestión.
Conclusión
En Argentina, la facturación electrónica masiva ya es una obligación para toda institución educativa con una cuota mayor a los $5000. El que vivimos es un tiempo de legalización y bancarización de los ciudadanos y de las instituciones para la normalización de la situación financiera.
En este marco, es oportuno aprovechar las oportunidades que ofrecen la tecnología y la correcta realización de las transacciones monetarias. Una gestión de la cobranza optimizada y confiable garantiza una relación estrecha entre escuela y familia y acompaña la actividad pedagógica.
Las instituciones educativas suelen contar con un personal escaso en su sector administrativo. Más aún, entonces, se precisa del acompañamiento de la tecnología para lograr todas las tareas a tiempo y con eficiencia.
Desde Aulica ponemos a disposición de tu institución a un equipo de asesores expertos para que logres implementar un sistema de facturación electrónica masiva, entre otras herramientas de gestión. ¡Consúltanos!
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