Se acerca el final del año y muchas personas empiezan a pensar ya en las vacaciones y las actividades que harán durante el receso estival. Sin embargo, lo cierto es que no todos pueden relajarse: en verano, las instituciones educativas deben seguir trabajando para reducir la morosidad en vacaciones.

Si bien ya no se dictan clases y las oficinas administrativas se encuentran cerradas, existen herramientas que la institución puede emplear para reducir la morosidad durante el receso de los estudiantes. A fin de cuentas, los entes de cobro seguirán demandando sus pagos y una buena gestión de cobranza resulta indispensable.

Te invitamos a ver el webinario de una jornada de capacitación que realizamos desde Aulica para pensar, específicamente, en cómo seguir recaudando en vacaciones:

A continuación, abordaremos algunos consejos útiles para gestionar la morosidad en vacaciones:

#1 Estrategia para abordar la deuda durante el año

Hay un mantra que deberían repetir todas las instituciones educativas: mientras más se trabaje para reducir la morosidad durante el año, menores serán las tareas por realizar durante las vacaciones.

Por ello, es importante definir una estrategia de recuperación de carteras vencidas clara y que se ejecute a rajatabla durante todo el año para reducir las deudas.

Un primer paso puede consistir en contactar, primero de forma masiva, a quienes se atrasaron con su pago. Posteriormente, y si la deuda se mantiene en el tiempo, podrán abordarse comunicaciones privadas con familias y clientes puntuales.

De esta forma se podrá saber cuál es el motivo de la deuda y qué facilidades se les puede ofrecer a los morosos para solucionarla. Quizás se pueda establecer un plan de pago en algunos casos mientras que en otros no, y entonces se deba evaluar la posibilidad de enviar la deuda a cobrar por un estudio jurídico.

Lo ideal es establecer de forma clara y por escrito las políticas de pago de la institución, y entregarle a los padres el documento correspondiente al inicio del ciclo lectivo o cuando resulte más conveniente. De esta forma, todos estarán al tanto de las consecuencias ante la ausencia de pago de una cuota.

Por otro lado, es importante dar a conocer a lo largo del año las herramientas con las que cuentan padres y tutores para abonar sus obligaciones. Entre ellas, considera enviar cupones de pago al principio del mes u ofrecer un portal desde donde consultar deudas.

Mientras más proactivamente se trabaje durante el año para reducir la morosidad, menores serán los inconvenientes durante las vacaciones escolares.

#2 Gestiones a realizar antes de que finalice el año

A continuación te sugeriremos las gestiones que te convendrá realizar los días previos al comienzo las vacaciones:

• Incorporar la deuda anterior en las herramientas de cobranza. Si se envían los cupones de pago (aquellos con códigos de barra), se deberá incluir la deuda anterior. Así, el padre o tutor cuando se dirija a realizar el pago, podrá cancelar su deuda, previo al cierre de año.
• Extender la fecha de vencimiento hasta el periodo en que se reincorpore la administración. Por ejemplo, en los casos en que se trabaje con cupones de pago, estos podrían emitirse con un tercer vencimiento que coincida con el regreso de las vacaciones. De esta forma, el cupón de pago estará vigente durante todo el periodo de vacaciones y los padres podrán abonarlo aunque la administración se encuentre cerrada.
• Incentivar la utilización del portal de autogestión. Un portal de autogestión es una gran herramienta para que los padres y tutores puedan ver las facturas que tienen pendientes, seleccionar las que deseen cancelar y generar con un click el cupón de pago correspondiente o abonarlo mediante un botón de pago de forma online.

De esta forma, quienes tengan deudas con el colegio podrán hacer las gestiones necesarias para pagarlas sin importar si el colegio está abierto o no.

Si emites cupones de pago, considera extender la fecha de vencimiento de la deuda hasta el momento de reincorporación de la administración.

#3 Herramientas de pago online para los padres

Licencia CCO: Foto de Karolina Grabowska en Pexels.[/caption]

Ofrecer diversos medios de pago resulta fundamental durante todo el año, pero en verano las alternativas de pago online, por ejemplo, cobran mayor importancia. Esto es porque las instituciones educativas suelen encontrarse cerradas al público.

Las herramientas de pago on-line, como los botones de pago, constituyen una forma de reducir la morosidad durante el verano. Estos recursos permiten a aquellos padres y tutores que deseen cancelar su deuda hacerlo de forma fácil, segura y en cualquier momento del día o la semana.

Es fundamental que las Instituciones tengan un portal Online para que los padres o tutores puedan consultar su deuda y abonarla mediante un botón de pago. Si no pueden ver cuál es su deuda, no podrán abonarla en este periodo.

Algunos ejemplos de estos medios de pago son Mercado Pago y SIRO: lo único que se requiere para poder emplearlos es un dispositivo con acceso a Internet.

Después, la misma página irá solicitando la información que necesite para completar el pago.

Los beneficios de este tipo de herramientas para las instituciones educativas son varios:

• Acreditación rápida. Según el medio de pago, la acreditación puede ser inmediata o efectuarse tras cierta cantidad de horas preestablecidas.
• Variedad de alternativas de pago ofrecidas para la comunidad.
• Más seguridad. Las gestiones son confiables gracias a las pasarelas y gateways de pago verificados.
• Menor riesgo. Ni los clientes y familias deberán estar trasladando efectivo ni la institución se verá obligada a disponer de una caja chica o de personal abocado a la tarea de recepción de cobros por ventanilla.

Las herramientas de pago on-line, como los botones de pago, son una opción fácil y segura en favor de los pagos en tiempo y forma.

#4 Herramientas de reclamo de deuda

Licencia CCO: Foto de RODNAE Productions en Pexels.[/caption]

Por último, hay varias opciones muy útiles para gestionar la morosidad en verano:

• Comunicaciones multicanal. Realizar el reclamo de la deuda o la comunicación de los conceptos por cobrar a través de varias vías resulta central para asegurar el contacto con el padre o tutor. Para hacerlo pueden utilizarse el e-mail o el WhatsApp, vías de contacto que permiten enviar documentos, botones de pago o instrucciones sobre cómo cancelar la deuda.
  Sin embargo, y si bien estas vías son prácticas, este tipo de comunicación puede ser ignorada por sus destinatarios. En este caso, será de utilidad realizar una llamada telefónica o coordinar una reunión en persona.
• Programación de recordatorios y vencimientos. Si queda en la institución educativa una persona de guardia durante las vacaciones, podrá enviar desde un recordatorio de vencimiento hasta un comunicado con el reclamo de una deuda.
  Ahora bien, para realizar esta actividad no es necesario ir a la institución: un sistema como Aulica, por ejemplo, permite acceder a toda la información desde la nube.
  Además, en el caso de que la institución cierre y no se mantenga ninguna actividad, se puede enviar un recordatorio en los días previos al cierre por vacaciones.
• Conciliar pagos. Tan importante como gestionar los vencimientos es mantener al día la contabilidad. Una vez que se retoman las actividades, se deben procesar las cobranzas realizadas durante las vacaciones para contar con una base de datos actualizada. De ese modo, se podrá retomar la comunicación y los reclamos vinculados con aquellos que no hayan realizado su pago.
  Para llegar a buenos resultados, el trabajo de reducción de la morosidad debe ser continuo y proactivo.

Conclusión

Seguir con las gestiones de la morosidad en vacaciones es importante para que la institución educativa inicie el nuevo ciclo lectivo con fondos y sin viejas deudas.

Para ello, resulta central implementar herramientas que favorezcan y faciliten el pago de las cuotas.

Entre estas herramientas podemos nombrar el pago online, el portal de autogestión, los recordatorios de pago y los cupones habilitados para abonar durante las vacaciones.

En Aulica ayudamos a la administración y la gestión de los colegios. Somos el equipo de desarrollo de un software de gestión contable y administrativa especializado en todo lo relativo a las gestiones escolares.

Con Aulica se podrán automatizar ciertas tareas diarias y tediosas, lo cual permitirá que tu equipo destine más tiempo a las gestiones que implica la falta de pago: Aulica pone a tu disposición el portal de autogestión Home Familia, desde donde padres y tutores pueden ver sus facturas y seleccionar cuáles quieren pagar.

En el siguiente video, podrás ver cómo se utiliza el portal de autogestión de Aulica:

Con Home Familia ya no será necesario que padres o clientes pasen por la institución o estén pendientes de un mail. Esta herramienta ha tenido una muy buena recepción en los colegios donde ya se ha instrumentado: las instituciones han destacado su utilidad en relación con la comunicación para reducir la morosidad.

En Aulica contamos con más de 15 años de experiencia, y más de 350 instituciones educativas utilizan nuestro sistema de gestión contable y administrativa.

¡No dudes en contactarnos! Uno de nuestros asesores podrá brindarte la información que requieras para responder a las necesidades de tu centro educativo.

Si te ha gustado este artículo, quizá te interese:

Claves y Tips para la Gestión de Cobranza en Colegios
Software de Gestión de Cobranzas para Colegios: Descubre Por Qué Aulica es lo que Necesitas
Cobranzas en Colegios: Tipos de Morosos y Estrategias para Abordarlos
8 Formas en que la Tecnología Ayuda a la Gestión Contable de tu Escuela
Conocé Cómo un Sistema de Gestión Contable puede Mejorar la Contabilidad en tu Institución Educativa