Implementar un software de gestión en tu escuela no es una decisión que debe tomarse a la ligera. Primero, es necesario evaluar bien las necesidades para elegir el programa correcto.

Una vez completada esa fase, es momento de poner a andar nuestro plan. ¿No sabés por dónde empezar?

Claves para una Implementar un Software de Manera Exitosa en tu Escuela

Si bien es cierto que la educación es la base de tu colegio, existen otras áreas que la ayudan a sostenerse, tales como las de administración y contabilidad.

Así que concentrar esfuerzos en mejorar y automatizar ciertos procesos que se realizan, hasta ahora, de forma más tradicional, mediante la incorporación de nuevas tecnologías en esas áreas puede ser de suma utilidad.

Para implementar un software escolar deberías seguir los siguientes pasos:

• Elaborar una lista de necesidades y procesos que quieras automatizar.
• Definir un presupuesto para el proyecto.
• Calcular con cuánto tiempo contarías para la implementación.
• Diseñar un plan detallado que guíe el proceso en todo momento.

Consejos Básicos para Tener en Cuenta al Implementar un Software y No Morir en el Intento

Te recomendamos:

• Pedir ayuda. Solicita asesoría de especialistas para conocer las soluciones que ofrece el mercado y cómo se ajustan a tus necesidades.
• Consultar con tu equipo. Para saber cómo se sienten con el cambio y para usar su experticia en definir mejor los requerimientos de la institución.
• Analizar detenidamente. No tomar decisiones apresuradas es fundamental. Evaluar, valorar y decidir sobre cada etapa del proceso.

Conoce Paso a Paso Cómo Implementar un Software en tu Escuela

Una vez que decidiste que necesitás implementar un software de gestión escolar, podés hacerlo con esta guía:

Identificar las Necesidades de tu Colegio y Planear

Preguntas claves: ¿Cuánto tiempo y cuántas personas necesitás para ejecutar una tarea? ¿Se pueden mejorar esos números al implementar un software? Si la respuesta a la segunda pregunta es afirmativa, es momento de iniciar el proceso.

Estandarizar los Procesos

Definí cuáles son los nuevos procedimientos que se van a seguir y cómo integrarlos a la rutina del equipo. Reunite con tu equipo para completar esta fase. Si el trabajo en equipo es la base de este proceso, ellos son los más indicados para ayudarte.

Elegir el Software de Gestión Más Apropiado para tu Escuela

El mejor software siempre es el que más se adapte a tus necesidades. Así que revisá varios productos y presupuestos antes de tomar la decisión definitiva.

Actualmente, la tendencia en el mercado apunta hacia la contratación de SaaS (Software as a Service): plataformas a las que se accede vía Internet y con almacenamiento en la nube.

Prepararse para el Cambio y Formar al Equipo Administrativo

La resistencia al cambio será la primera reacción al implementar un software, porque involucra un tipo de tecnología con la que no todos están familiarizados. En este sentido, es importante comunicar las razones y beneficios de la decisión.

Para gestionar correctamente estos cambios en tu colegio, se pueden agendar reuniones para con el personal de administración; desarrollar cursos breves, tutoriales y manuales de consulta, así como sesiones “manos a la obra” para que conozcan y se familiaricen con la plataforma.

Implementar el Software de Gestión Escolar Elegido

Si el software pasó todas las pruebas y el equipo está entrenado y familiarizado con el sistema, es momento de poner a andar esta nueva etapa en tu escuela. La comunicación abierta con los colaboradores será la vía regia para solucionar cualquier duda o situación que surja.

El inicio será de ajustes y es necesaria mucha disposición de todos. Recordá también que es importante contar con el constante acompañamiento del equipo del proveedor del software en caso de cualquier duda o fallo, así que elige uno que te ofrezca ese beneficio.

Elaboración de Métricas de Control y Evaluación de Resultados

Una de las claves para una gestión de proyectos óptima es la consecución de métricas que permitan medir efectividad en cuanto al logro de las tareas administrativas encomendadas.

Reflexioná acerca de aspectos centrales cómo: tiempo requerido, costos, cantidad de procesos en una tarea, rapidez de respuestas, etc.

Compará cuánto tomaba antes con la realidad actual; si los números son positivos, el cambio llegó.

Diseño de un Plan de Seguimiento

La evaluación del software no es tarea de un solo día: será fundamental elaborar un plan para realizar pruebas frecuentes y asegurar que el software continúa haciendo su trabajo y cubre las necesidades operativas.

Conclusión

Implementar un software puede parecer dificilísimo. Sin embargo, el mercado ofrece opciones que, en conjunto con una buena planificación, pueden darte los resultados que esperás.

De igual forma, hay empresas que te ofrecen acompañamiento y asesoría en todo momento. Contar con estos servicios hará que este proceso sea mucho más amigable para vos y tu equipo.

No olvides que dentro de la planificación es preciso considerar ciertas etapas básicas, que te enumeramos antes, para garantizar que nada se escape de este proceso de transformación digital en tu colegio.

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