Cómo Idear un Plan de Capacitación para Implementar un Software en tu Colegio

por Lucia Sampaolessi2, Jun, 2020Administración, Blog

Desarrollar un plan de capacitación puede ser beneficioso para tu colegio, ya que así mantendrás al personal al día con las nuevas herramientas para lograr un trabajo más eficiente.

Pero, ¿qué debe tener un plan de capacitación, si tu siguiente paso es implementar un nuevo software?

La Importancia de Contar con un Plan de Capacitación para Implementar un Nuevo Software

Implementar tecnología con éxito requiere planificación. Si estás incorporando un nuevo software, tenés que considerar factores que van desde el cambio en el flujo de trabajo y elegir la herramienta adecuada, hasta definir un plan de capacitación para el personal.

Puntos Clave y Ejes que Deberías Considerar al Elaborar el Plan de Capacitación

Una capacitación exitosa en torno a la implementación de un nuevo software depende de varios factores:

Tiempo. Determinar plazos para el entrenamiento del personal, así como períodos de prueba y adaptación del equipo.
Equipo. Definir a quién va dirigida la capacitación.
Contenido. Analizar qué tipo de conocimientos son necesarios para un buen manejo del software.
Organización. Elegir un líder del proyecto que haga un constante monitoreo y se asegure de que todo vaya sin contratiempos.

Factores que Pueden Afectar el Proceso de Capacitación del Personal de tu Escuela

Gestionar correctamente los cambios en tu colegio implica reconocer los retos a los que te enfrentas y que pueden afectar el plan de capacitación. Algunos son:

Miedo a lo nuevo.
Falta de disposición del personal.
Poco tiempo para ejecutar el plan de capacitación.
Escasez de equipos suficientes para que el personal se familiarice con el software.
Falta de liderazgo.
Falta de un plan de capacitación.

Tu plan de capacitación debe contener diferentes etapas para entrenar a tu personal.

Cómo Crear un Plan de Capacitación: Guía Paso a Paso

La capacitación es el proceso de compartir al equipo nuevos conocimientos sobre las tareas y procedimientos que ahora realizarán con un nuevo software de gestión administrativa.

Podría parecer fácil, pero es importante la planificación para garantizar que el personal esté preparado. En muchas ocasiones, si conseguiste elegir al mejor proveedor, es probable que este pueda ayudarte con el plan de capacitación.

No obstante, podés seguir esta estructura:

1. Análisis y Detección de Necesidades

¿Cuáles son las tareas que pueden mejorarse con el software y qué tipo de conocimientos o habilidades necesitan los empleados para manejarlo? Estas preguntas permiten definir qué necesitás para organizar una buena capacitación. Pensar con detenimiento qué querés enseñar hoy.

2. Definición de Objetivos

Tomando en cuenta esas necesidades, podrás definir los objetivos de tu plan. Por ejemplo: implementar un software de gestión, desarrollar un plan de contenidos, abrir espacios de discusión con los colaboradores, organizar un cronograma de pruebas del software, entre otros.

Para esta tarea puedes utilizar la metodología SMART. Es decir, asegurate que sean objetivos específicos y bien definidos (Specific); medibles, que puedan ser medidos y evaluados (Measurable); alcanzables (Attainable), relevantes (Relevant) y dentro de un plazo (Timely).

3. Diseño y Estructuración de la Capacitación

A partir de esos objetivos, pensá en cómo será ejecutado tu plan de capacitación. Por ejemplo:

Formato de clases. Individuales o grupales, presenciales o en línea, formatos híbridos.
Teoría y práctica. Además de mostrar el nuevo software, es importante incluir sesiones “manos a la obra” para que se familiaricen con la interfaz.
Espacios de discusión. Interactúa y escucha los comentarios de los participantes.
Etapas de aprendizaje. Dividí los contenidos de lo simple a lo complejo, de lo general a lo específico. Dosificá y distribuí el material para no sobrecargar a los colaboradores.

¿Quiénes Serán Capacitados?

Personal administrativo. Es el objetivo primario en tu plan de capacitación y su desempeño con el software se refleja en una buena gestión administrativa.
Personal de tecnología. Si tienes departamento interno, también deberá entrenarse, enfocado en aprender a resolver cualquier error o dudas con respecto al uso del sistema.
Junta directiva. Si deben tener acceso al área administrativa por tareas de auditoría o supervisión.

Selección de la Metodología y/o Programa de Capacitación

Existen diversas metodologías de gestión de proyectos que podés usar para ejecutar tu plan de capacitación. Revisá material al respecto y decidí cuál se ajusta más a tu propósito: tradicionales, ágiles, de gestión de cambio, entre otras.

Escuchá siempre a tu equipo para conocer cómo se sienten durante el plan de capacitación.

Comunicación al Personal

Abrí canales de comunicación para explicar a todos los miembros del equipo los objetivos de la capacitación, los beneficios de implementar un software y resolver dudas.

4. Sensibilización y Capacitación de los Usuarios

Es la etapa de ejecución, en la que tendrás que entrenar y compartir el conocimiento con tu equipo.

5. Evaluación y Soporte Tecnológico

Podés usar entrevistas, encuestas o debates para saber cómo fue el proceso de capacitación para el personal: ¿les gustó? ¿Se sienten preparados para usar el software? ¿Recomendaciones?

Conclusión

Si ya decidiste que es momento de comenzar a vivir las ventajas de contar con un software de gestión escolar en tu institución, no podés olvidar que debes hacer un buen plan de capacitación para que tu personal esté preparado para usarlo y sacarle provecho a sus funciones.

Este plan contiene varias etapas y te ayudará a que el proceso de implementación resulte de forma organizada. Recordá que lo más importante siempre es hacerlo de la mano de tu equipo, y con atención en las dudas y necesidades que puedan surgir.