El proceso de facturación es importante para que, al momento de ejecutar los cobros de las cuentas corrientes, todo se encuentre ordenado. Por lo cual, debe ser amigable y efectivo, a fin de resultar una experiencia sin estrés.

Sin embargo, no todas las instituciones cuentan con métodos adecuados al momento de facturar.

Esto puede generar problemas que afectan a gran escala. Y aquí surge la pregunta: ¿cómo optimizar este procedimiento? La respuesta es usando la tecnología.

Descubre los inconvenientes que se pueden evitar con los desarrollos adecuados y todo lo que debes tomar en consideración, además de los beneficios de facturar correctamente.

La Importancia de un Proceso de Facturación Eficaz

Un mecanismo que no representa demoras, ni significa procesos tediosos , beneficia al personal administrativo.

Al no contar con un software que ejecute el proceso de manera masiva y rápida, el personal se vería obligado a hacer las facturas manualmente, una a una, a través del sistema de AFIP, por ejemplo; o tendría que correr procesos para llegar a resultados que con un sistema se automatizan y ganan en agilidad.

El proceso de facturación debe ser eficaz y dotar al colegio de múltiples herramientas para evitar retrasos, errores de cálculo o tareas que desgasten el personal.

Trabajar con la herramienta adecuada, permite que el equipo de administración esté confiado y tranquilo respecto del cálculo de los conceptos a cobrar, por ejemplo. Además, en un software está toda la información que se puede necesitar para dar respuesta a los padres.

Pero también es fundamental generar una metodología inteligente donde se considere cada aspecto a fin de lograr un proceso integral y automatizado. De allí la necesidad de actualizarse e implementar un sistema moderno.

Problemas y Errores Comunes de No Contar con un Proceso de Facturación Estandarizado

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Recordá que la estandarización y automatización se traducirán en mayor eficiencia. Además, se reducirá el margen de error humano y las tareas tomarán menos tiempo.

Sin embargo, muchos colegios no cuentan con un proceso de facturación bien definido y provisto de herramientas tecnológicas que ayuden a estandarizar tareas y cobrar adecuadamente. Esto conlleva a:

• Mayor posibilidad de cometer errores o pérdida de información valiosa.
• Falta de integración en actividades dirigidas a la facturación, lo cual incrementa el tiempo utilizado y genera mayor cansancio del personal administrativo.
• Uso de hojas de cálculo para registrar diversas actividades o transacciones, lo cual solo genera mayor lentitud y más trabajo manual.
• No tener en claro cuál es la morosidad por un proceso de facturación deficiente.

¿Cómo Mejorar el Proceso de Facturación de un Colegio?

Tu colegio debe contar con un proceso de facturación efectivo que no suponga tareas complicadas para el personal ni inconvenientes a padres o tutores. ¿Sabes cómo lograrlo? Sigue estos consejos.

• Primero debés comprender la realidad actual tecnológica y financiera: se requiere de herramientas adaptables a los cambios. Contar con un software especializado para facturar es el primer paso.
• Registrá en el sistema la información de cada alumno, desde sus datos personales hasta los vinculados al responsable de facturación.
• Realizá las configuraciones y parametrizaciones correspondientes: conceptos, montos, descuentos y formas de pago, becas, entre otros.
• Generá la factura electrónica de forma masiva y envíala de forma digital.
• Habilitá usuarios de un portal para que los padres o tutores puedan consultar los comprobantes.

¿Qué Debés Tener en Cuenta en la Organización de los Procesos de Facturación?

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Para contar con un proceso de facturación organizado y eficiente es esencial seguir estos pasos elementales. Te contamos.

Paso 1 – Importancia del Proceso

El proceso de facturación debe ser visto como un punto fundamental del área administrativa del colegio. Para ello, debe contar con eficiencia y estar enfocado en una mejora constante.

Para gestionar tu colegio de manera precisa, efectiva y con mayor agilidad, debes optimizar tu proceso de facturación: la organización y la digitalización son puntos clave para el avance.

No se trata solo de cobrar por un servicio o prestación. Más aún: se debe concientizar sobre lo que significa un mejor proceso que involucra el ingreso de dinero al colegio. La realidad es que el principal objetivo de tu colegio es sostener una educación de calidad e innovadora.

Paso 2 – Orden y Registro

Hoy se requiere un sistema rápido que cumpla la función de facturar y a la vez registre cada transacción, además de almacenarse en una base de datos.

Contar con un registro actualizado y organizado de todas las facturas y recibos, desde alumnos, familias, tutores hasta proveedores es esencial.

Paso 3 – Digitalización

En este sentido cobra importancia la digitalización. Aquellos procesos de facturación que requerían pilares de hojas de papel y tareas manuales para asentar las cobranzas quedaron en el pasado.

Optimiza tu proceso de facturación mediante la implementación de un software de gestión eficiente y flexible. Ahorra tiempo, controla tus facturas y avanza hacia el futuro contable.

Evitar los procesos manuales aporta, además de mayor rapidez, menos pérdida de facturas y mayor transparencia con las familias.

Ventajas de Llevar un Proceso de Facturación Eficiente en tu Colegio

Mediante la implementación de un software especial que te permita contar con un proceso de facturación eficiente, podrás disfrutar de muchos beneficios. Conócelos a continuación.

• Ahorro de tiempo al contar con un sistema que te brinda mayor eficiencia.
• Control en las facturas gracias a un proceso de digitalización que resulte funcional para el equipo administrativo, aportando una reducción de gastos.
• Mejora de la liquidez gracias al control de costos y una gestión de cobranzas eficiente.

Transparencia

Podrás entregar cuentas a la comunidad de padres y tutores en cualquier momento, en caso de que requieran un estado de facturación. Esta funcionalidad genera un ambiente transparente de confianza y respeto.

Simplificación para los Reportes

Un proceso de facturación integral y automatizado ayuda a entregar reportes con más facilidad. Además, podrás prevenir rápidamente errores en las facturas con reportes complementarios y contarás con mejoría en la duración del proceso, indicadores de cobranza, entre otros.

Cumplimiento

Una de las bases del proceso es asegurar la protección de los datos de la comunidad educativa. Que realmente cuente con seguridad y tranquilidad porque el colegio es capaz de garantizar el resguardo de su información.

Conclusión

Solventar los problemas recurrentes en la facturación comprende adaptarse a los nuevos tiempos y adoptar herramientas actuales. El éxito dependerá de elegir un sistema adecuado a las necesidades de tu colegio en particular.

En Aulica te brindamos la evolución en tu proceso de facturación, mediante un software de gestión contable disponible cuando y donde quieras. Optimiza la gestión diaria de tu colegio y logra el éxito soñado.

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