Aulica es un software multifunción diseñado especialmente para la gestión de Colegios. Con Aulica se pueden resolver cuestiones de índole contable y administrativa que repercuten sobre el funcionamiento diario de todas las áreas.

Con Aulica se puede optimizar y automatizar una multiplicidad de tareas vitales para la cobranza: desde la administración de inscripciones, cuotas y deudas hasta la gestión de morosos, tesorería, proveedores y cuenta corriente.

Entonces, ¿qué podés hacer con Aulica? Te invitamos a que conozcas más sobre nuestro software multifunción a lo largo de este artículo y en el siguiente video:

#1 Facturación masiva

En una institución educativa, la facturación puede ser un proceso tedioso y que lleve mucho tiempo. Esto dependerá de la cantidad de conceptos por facturar y del volumen de alumnos, por ejemplo.

Con Aulica es posible automatizar los procesos recurrentes vinculados con la facturación, como el envío fácil y rápido de los comprobantes a todas las familias. Así, se ahorra tiempo de trabajo porque no hay que emitir una a una las obligaciones y con ello se evitan errores manuales, por ejemplo los de tipeo.

#2 Cobranzas más simples

Desde Aulica buscamos que el cumplimiento de las obligaciones económicas sea un proceso lo más simple posible para padres y tutores. Por ello, al emitir la factura la institución puede informar a los destinatarios sobre todos los medios de pago disponibles e incluir un botón para pagos on line.

De esta forma la cobranza se vuelve segura y rápida, ya que no es necesario que las familias tengan que asistir al colegio en horario de atención administrativa. Con un botón de pago online, es posible abonar en cualquier momento de la semana y desde la comodidad del propio hogar.

Además, trabajamos con SIRO, Pago Fácil, Pago Mis Cuentas, Mercado Pago, Macro Click de Pago, y más de 40 entes de recaudación. En este sentido, el registro de los pagos es más rápido y libre de errores gracias a la automatización del procesamiento de cobranzas de los entes de recaudación.

El pago puede realizarse de forma fácil y segura mediante un botón de pago online. De esta forma es posible abonar las veinticuatro horas del día y los siete días de la semana desde la comodidad del hogar.

#3 Control de la cartera de morosidad

Foto de Pavel Danilyuk en Pexels. Licencia CCO.[/caption]

Gracias a que trabajamos en el sector desde hace años, entendemos que la gestión de la morosidad es un tema importante para las Escuelas. Por ello, Aulica cuenta con herramientas específicas que ayudan a controlar y dar seguimiento a los morosos a fin de achicar la deuda o acortar los plazos de cobranza.

Entre estas herramientas podemos mencionar:

Portal de usuario

Se trata de un portal donde padres y tutores podrán ver los conceptos por abonar, seleccionar la cuota que quieren cancelar y acceder desde allí a un sistema de pago online o generar un cupón de pago para abonar en efectivo en un ente recaudador. En Aulica nuestro portal se llama Home Familia, y cabe destacar que es de fácil acceso y muy intuitivo en su uso, por lo que favorece la autogestión de cada familia en lo referido a lo administrativo.

Automatizar envío de deudas

En Aulica, mediante la herramienta Gestión de Morosos se puede configurar el envío de recordatorios para todos los deudores sin necesidad de revisar las cuentas una por una.

Esta modalidad implica que el sistema tiene automatizado el envío de las deudas y el asiento de la cobranza que se realiza en más de 40 entes recaudadores.

Si no se registra el pago dentro del plazo de vigencia de la factura, el sistema podrá enviar recordatorios masivos con el detalle de la deuda y un botón que redireccione al padre o tutor para que pueda hacer el pago.

Desde la administración podrán filtrar la deuda en base a un monto y un período específico para que el envío sea más oportuno.

Envío de comprobantes y solicitudes de pago por WhatsApp

En Aulica podemos realizar el envío de facturas o cupones de pago vía WhatsApp. Solo habrá que agendar el contacto en el WhatsApp institucional con el número de teléfono y los códigos de área y país correctamente indicados. De esta forma, se podrá mantener una comunicación directa y rápida con padres y tutores.

Estas herramientas, junto con la segmentación de morosos y la definición de una política clara sobre cómo y cuándo abonar las cuotas (así como también las consecuencias de no hacerlo), posibilitan una gestión exitosa de recupero de carteras vencidas.

Herramientas como la automatización del envío de deudas, el despacho de reportes y solicitudes de pago por WhatsApp y el portal del usuario ayudan a disminuir la cantidad de morosos.

#4 Diversidad de reportes

Foto de Artem Podrez en Pexels. Licencia CCO.[/caption]

Los reportes son una herramienta de mucha importancia para cualquier institución educativa. Esto se debe a que permiten ver el estado en el que se encuentra la administración, son como una foto del momento particular de la empresa.

Existen diferentes tipos de reportes según lo que se necesite seguir: pago de matrículas, compras, balance, entre otros. En cada reporte se podrán ver las cobranzas realizadas en el mes, los pagos pendientes o los gastos del último trimestre, según lo que se quiera analizar.

Aulica, además de los mencionados anteriormente, permite observar y descargar reportes de morosos completos y actualizados para entender cada deuda en particular. En este sentido, la institución se asegura de contar con información confiable y en tiempo real para realizar la gestión de cobranza pertinentes.

Los reportes no solo muestran la situación actual de la institución sino que también permiten hacer proyecciones financieras a futuro. Así, impulsan acciones preventivas a fin de tomar decisiones estratégicas.

Los reportes brindan información confiable y en tiempo real sobre la institución, lo cual le permitirá realizar proyecciones a futuro confiables.

#5 Otros Reportes

Si continuamos con los reportes, hay algunos documentos que resultan claves para el seguimiento de la situación financiera de la empresa. Por ejemplo, aquellos que muestran la perspectiva de liquidez con la que cuenta la institución.

Los reportes de las proyecciones en materia de tesorería sirven para anticipar los ingresos y egresos en efectivo que deberá afrontar la institución. Se suelen realizar a través de flujos de caja diarios, semanales y mensuales.

En este sentido, con Aulica se pueden realizar las siguientes tareas relacionadas con la emisión de reportes de tesorería:

• Reportes contables como el Balance de Sumas y Saldos, Mayor de Cuentas Contables y Libro Diario.
• Presupuesto, mediante la estimación de ingresos y egresos y la comparación con lo ejecutado.
• Entradas y Salidas, Planilla de Caja y otros reportes de Tesorería.

Otros beneficios que podés obtener con Aulica

Además de todo lo mencionado hasta ahora, Aulica es un software multifunción que trabaja desde la nube. Por lo tanto, la información que alberga estará disponible en cualquier momento del día y desde cualquier lugar: solo se requerirá de un dispositivo con acceso a Internet.

No será necesario comprar ningún soporte especial para utilizar nuestro sistema administrativo, ni tampoco se dependerá de que toda la información esté en una PC para realizar las gestiones administrativas.

Un sistema contable online como Aulica permite acceder a la información de la institución desde cualquier dispositivo de forma fácil y segura. En Aulica contamos con un equipo de profesionales que podrán brindarte asistencia ante cualquier inconveniente que pueda surgir.

Conclusión

Aulica es un software de gestión administrativa y contable diseñado específicamente para facilitar el trabajo diario en Colegios. Para ello, automatiza muchas de las tareas tediosas que antes se realizaban manualmente.

De esta forma, permite que el personal administrativo cuente con más tiempo para dedicarse a tareas estratégicas, como puede ser la cobranza de algunos tipos de morosos.

Aulica permite:

• La emisión masiva de la facturación electrónica para un mayor ahorro de tiempo;
• El ofrecimiento de facilidades para que las familias abonen la cuota mediante el botón de pago de SIRO, Mercado Pago o Macro, entre otros entes recaudadores.
• Un registro de las cobranzas más rápido y sin errores, gracias a la automatización de las principales tareas vinculadas.
• El empleo de funcionalidades específicas para la gestión de la morosidad y la obtención de reportes con información detallada sobre las deudas.
• El envío de comunicaciones automatizadas por email y WhatsApp a clientes y familias.
• El acceso a un portal del usuario online para que los familiares puedan pagar con un clic y consultar sus facturas y recibos.
• El seguimiento de las cuentas corrientes y los legajos de los alumnos, para luego brindar información ordenada y fácil de entender.
• La gestión de tesorería, clientes y proveedores: cuentas corrientes, ingresos, egresos y formas de pago.
• La automatización de la contabilidad mediante la generación de asientos contables predefinidos.
• La descarga de reportes contables como el Balance de Sumas y Saldos, Mayor de Cuentas Contables y Libro Diario.
• El ajuste por inflación, el asiento de pérdidas y ganancias y el cierre del ejercicio automático.
• La confección del presupuesto escolar mediante la estimación de ingresos y egresos y su comparación con lo ejecutado.

Además, desde Aulica pensamos siempre en recursos que sean eficientes para la institución. En este sentido, a medida que avanza la tecnología vamos actualizando nuestro sistema contable y administrativo con nuevas funciones.

Por ello podrás encontrar herramientas de suma utilidad para la institución, como el envío de mensajes por WhatsApp, los reportes segmentados o el portal para familias.

En Aulica contamos con más de 15 años de experiencia en el rubro, y más de 350 instituciones ya utilizan nuestro sistema. ¡No dudes en contactarnos! Nuestros asesores estarán listos para solucionar cualquier duda que tengas.

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