En los últimos tiempos, las transferencias bancarias se han vuelto un medio de pago cada vez más utilizado para las variadas situaciones de nuestra vida cotidiana. Esto se debe, en parte, a que muchas personas ya no acostumbran contar con grandes sumas de efectivo en mano.

Ante los casos de inseguridad se ha incrementado el uso de tarjetas de débito y crédito. Sin embargo, la alternativa de las transferencias bancarias surge como opción privilegiada frente a la dificultad de gestionar otros medios electrónicos (datáfono, pasatarjetas o terminal de punto de venta).

Los medios de pago electrónicos u online ofrecen numerosas ventajas. Igualmente, es importante conocer las diferencias entre ellos y analizar cuál es el más conveniente para cada colegio.

En el siguiente artículo descubriremos las ventajas y desventajas de los medios de pago electrónicos con foco en las transferencias bancarias.

Transferencias bancarias para el cobro: ¿son recomendables para colegios?

Con la difusión alcanzada hoy en día por las transferencias bancarias, es posible que algunas familias o clientes hayan llegado hasta tus oficinas con consultas al respecto. Se trata de una alternativa que suma comodidad y, además, ofrece agilidad gracias a las aplicaciones telefónicas de los bancos o billeteras virtuales.

Sin embargo, las transferencias bancarias no son recomendables en la gestión de cobros de las escuelas. Esto se debe a que implican ciertas desventajas ante otras herramientas tecnológicas más seguras, tales como las que veremos a continuación.

#1 Da cabida a los errores

Las transferencias bancarias son medios electrónicos provistos por los mismos bancos. Estos no se conectan directamente con ninguna base de datos, sino que el ingreso del monto por pagar así como los datos bancarios del destinatario se realizan manualmente.

Este proceso conlleva un alto riesgo de error, en tanto puede ser que se equivoque el monto por menos o por más. Hay aquí una gran dificultad para el área contable de la institución y para los ingresos de los clientes (ni hablar si el error atañe a los datos bancarios de la escuela y la transferencia se realiza en favor de otra cuenta).

Estos errores recién pueden constatarse, y no en todos los casos, 24 horas después de realizada la operación. En algunas situaciones las transacciones son inmediatas, pero a veces la demora puede ser mayor y esto vuelve aún más difícil el resarcimiento.

Además, el detalle del monto por pagar y la fecha de cobro dependen en gran medida de la memoria del cliente o familia. En cambio, otros medios electrónicos pueden facilitar esta información sin dificultad de forma automática.

Los medios electrónicos son recomendables para recibir los pagos de tus clientes, pero algunos son mejores que otros. Las transferencias bancarias no son recomendables en las escuelas.

Un software de cobranza, en comparación, te permite ofrecer botones o links de pago. Estos aplican las mismas ventajas de lugar y tiempo que una transferencia sin la dificultad de cometer equivocaciones.

Por otro lado, si el tutor ha realizado la gestión desde su casa y fuera del horario laboral o comercial, el área contable recién se percataría de la operación ante un relevo de la cuenta bancaria. Cumplir con esta revisión constantemente puede generar demoras innecesarias en la rutina de trabajo.

Un ente de cobranza les da un monto cerrado para que puedan abonar y que esa información puede tomarse desde un software al que está integrado.

#2 No tienen a disposición el monto real de la deuda

Licencia CCO. Imagen de mindandi en Freepik.[/caption]

Las transferencias bancarias son un medio de pago electrónico que le indica al banco que tome fondos de una cuenta y los traspase a otra. Su uso se ha visto incrementado ante otros métodos de pago online en tanto no supone el cobro de intereses o comisiones.

Sin embargo, para una gestión ágil y eficaz de los pagos en instituciones educativas son más convenientes otras alternativas. Se debe considerar, por ejemplo, el tipo de acompañamiento al cliente que ofrece cada una, sobre todo cuando se manejan volúmenes considerables de dinero.

Las transferencias bancarias tienen las ventajas de todo medio electrónico en cuanto a tiempo y lugar, pero no en relación con la automatización y la sistematización.

Los débitos automáticos desde las cuentas bancarias, por ejemplo, son mucho más efectivos que las transferencias. ¿Por qué? Veamos:

• Detallan el monto de deuda.
• Se cumplen en tiempo y forma, y no implican traslado de dinero.
• El cliente no tiene que preocuparse por posibles errores.
• Se debitan a principio de mes, cuando ya está depositado el sueldo, y no generan morosidad.

La tecnología y los sistemas de seguridad de los bancos han mejorado mucho ante la alta demanda de transferencias. Sin embargo, todavía no existe un 100% de seguridad respecto de que se generen satisfactoriamente.

Por otro lado, si el usuario registra alguna deuda, solo puede acceder a ella mediante algún sistema de cobranza digital o consultando en la misma escuela. Tras este proceso, realizar la sumatoria para conciliar de manera correcta el pago puede ser dificultoso.

Puede que termine pagando el monto que cree correcto, uno aproximado o el monto mensual, sin la deuda o los intereses. Esto generará más deuda y un remanente a fin de año que, si desconoce, provocará descontento.

#3 Propicia la morosidad

Licencia CCO. Imagen de wayhomestudio en Freepik.[/caption]

Las transferencias bancarias son beneficiosas para los intercambios en el momento. Por ejemplo, resultan óptimas para la compra de un producto cuyo ingreso se pueda confirmar en el lugar.

En cambio, en el caso de instituciones educativas en las que el pago es mensual, un mecanismo de este tipo puede generar morosidad. Esto se debe a que las personas no se sienten condicionadas para pagar en un momento determinado, y ante olvidos o retrasos, lo hacen cuando les resulta posible.

En ese sentido, otros medios tecnológicos garantizan el ingreso de dinero a principio de mes al automatizar la planificación contable. Por ejemplo, los débitos automáticos suelen ser antes del 10 de cada mes. En otro caso, los botones de pago tienen notificaciones automáticas como recordatorio.

Será una situación angustiante, tanto para la institución como para la familia, si se debe esperar demasiado tiempo antes de la confirmación del pago. Ante una pérdida de tiempo muchas veces irrecuperable, se va perdiendo la confianza en este medio de pago.

#4 Trae más trabajo de conciliación e imputación al sistema

Las áreas de cobranza de las escuelas tienen un gran trabajo al momento de ordenar los pagos de sus clientes, por la cantidad y la responsabilidad que implican.

Para garantizar la confiabilidad y favorecer los lazos con la comunidad educativa, siempre conviene facilitar los canales de ingreso de la información.

El personal administrativo puede tardar mucho tiempo en identificar cada transferencia e imputarla manualmente. En el caso de los colegios se torna aún mucho más complejo, ya que maneja una matrícula alta de estudiantes, lo que es directamente proporcional con ambos factores (tiempo y complejidad).

Mientras más fácil sea el acceso a las fechas y los recordatorios de vencimiento, más sencilla será la tarea de la cobranza. La confiabilidad de los datos es clave, y una gestión ágil y ordenada garantiza pagos confiables, posibilidades de inversión a futuro y ganancias económicas y simbólicas para la institución.

En este sentido, las tecnologías facilitan muchas operaciones administrativas y de cobro, pero no es el caso de las transferencias. Sus posibles errores y su pago a destiempo empeora el desarrollo de los procesos financieros de control de activos y pasivos.

Las transferencias bancarias no benefician a las áreas de cobranza en cuanto a la sistematización de los pagos, ni a los clientes para evitar la morosidad.

Además, si como muchas otras tu institución se ha visto obligada a reducir su personal de contaduría, es evidente la necesidad de optimizar tareas para no caer en retrasos. Gran parte de las situaciones de morosidad no son detectadas hasta que ya es muy tarde. Ahí se vuelven deudas incobrables.

Conclusión

Es probable que, puestas las cartas sobre la mesa, notes que las transferencias bancarias son oportunas en ciertos contextos y en otros no. Esto es exactamente lo que sucede respecto de los cobros en colegios.

La inclusión de medios electrónicos de cobranza es sumamente recomendable. Sin embargo, debe hacerse solo cuando signifiquen una oportunidad de actualización tecnológica y efectividad tanto para el área de cobranza como para las familias.

En este sentido, te aconsejamos incluir en tu colegio un software de cobranza. Entre muchas de sus facilidades, incluye medios de pago electrónicos y online pensados para instituciones educativas.

Aulica facilita la sistematización de la información para el personal administrativo, en tanto es un software administrativo integrado con múltiples medios de cobranza pensado para tu institución educativa. Somos un grupo de profesionales especializados en este campo y, por ello, contamos con amplia experiencia en el rubro. ¡Consúltanos!

Si te interesó este artículo debes seguir leyendo:

¿Cómo Tomar Decisiones Financieras Acertadas?
Herramientas de Áulica que Pueden Ayudarte a Gestionar la Morosidad
Principales Problemas de Confiabilidad en los Datos